Das Projekt auf einen Blick
Kunde: IMA Schelling Group
Ziel: Konsolidierung der heterogenen Druckerlandschaft und Einführung eines transparenten, verbrauchsabhängigen Kostenmodells.
koppcon-Rolle: Analyse, Konzepterstellung, Ausschreibung und strategische Neuverhandlung der Konditionen.
Die Herausforderung: Ein historisch gewachsener Geräte-Dschungel
Die Ausgangssituation war ein klassischer, über Jahre gewachsener Zustand: Eine Vielzahl unterschiedlicher Druckermodelle, verteilt über das gesamte Unternehmen. Jedes Gerät war Teil eines Flickenteppichs aus Einzelverträgen mit individuellen Laufzeiten, Seitenpreisen und Kontingenten.
Die Kernherausforderungen im Detail:
Intransparenz und Komplexität: Ein unübersichtlicher Vertragsdschungel machte eine zentrale Steuerung und Kostenkontrolle nahezu unmöglich.
Ineffiziente Prozesse: Die manuelle Beschaffung von Verbrauchsmaterial und die separate Lagerhaltung banden wertvolle Ressourcen und verursachten versteckte Kosten.
Hoher Administrationsaufwand: Die Verwaltung dutzender unterschiedlicher Modelle und Verträge war eine enorme administrative Belastung für die IT-Abteilung.
Die koppcon-Lösung: Strategie und Standardisierung statt Wildwuchs
Unser Ansatz war, die gesamte Output-Strategie von Grund auf neu zu denken. Anstelle vieler Einzellösungen schufen wir ein einheitliches, intelligentes Gesamtkonzept.
Unsere strategischen Meilensteine:
Tiefenanalyse: Wir analysierten die bestehenden Verträge, die internen Abläufe und den tatsächlichen Bedarf jeder einzelnen Abteilung. Diese datenbasierte Grundlage war der Schlüssel zum Erfolg.
Einheitliches Neukonzept: Basierend auf der Analyse definierten wir ein unternehmensweites Konzept. Alle Output-Stellen wurden mit passgenauen Geräten ausgestattet – mit einheitlichen Laufzeiten, Konditionen und einer transparenten Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch (Pay-per-Use).
Marktausschreibung und Neuverhandlung: Mit dem klaren Anforderungskatalog haben wir die Konditionen am Markt ausgeschrieben. Durch unsere strategische Verhandlungsführung konnten wir eine deutliche Kostenreduktion mit dem bestehenden Lieferanten erzielen – ein Beweis für eine echte Win-Win-Partnerschaft.
Das Ergebnis: Kosten runter, Effizienz rauf
Die Umstrukturierung führte zu sofortigen und messbaren Verbesserungen auf allen Ebenen und hat die Druckerlandschaft von einem Kostentreiber in einen effizient gemanagten Service verwandelt.
Deutliche Kostenreduktion: Durch die optimierten Konditionen und die bedarfsgerechte Geräteauswahl konnten die Gesamtkosten signifikant gesenkt werden.
Maximale Transparenz: Das Pay-per-Use-Modell sorgt für eine klare, nachvollziehbare Abrechnung und volle Kostenkontrolle.
Automatisierte Prozesse: Die manuelle Beschaffung von Verbrauchsmaterial gehört der Vergangenheit an. Service und Materiallieferungen erfolgen nun automatisiert und bedarfsgesteuert.
Reduzierter Administrationsaufwand: Ein Vertrag, ein Ansprechpartner und standardisierte Prozesse entlasten die IT-Abteilung spürbar, sodass sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Das sagt der Kunde
Fazit: Mehr als nur Drucken – ein strategischer Gewinn
Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, dass intelligentes Output-Management weit mehr ist als nur die Beschaffung von Hardware. Durch eine strategische Herangehensweise haben wir für die IMA Schelling Group nicht nur Kosten gespart, sondern Prozesse vereinfacht und eine transparente, zukunftsfähige Infrastruktur geschaffen.
